Każda firma planując określone działania, musi na wstępie założyć pewien budżet jaki chce, czy może przeznaczyć na realizację swoich zamierzeń. Normalnym jest fakt, że często czyniąc to pierwszy raz, osoby nie posiadają żadnej wiedzy w zakresie nie tylko wyceny usługi, ale także co w ramach takiej usługi mogą otrzymać. Czyniąc to po raz kolejny z pewnością poruszają się już dużo swobodniej, nie mniej w tak dynamicznie rozwijającej się rzeczywistości gospodarczo-ekonomicznej jak obecnie , nie sposób jest założyć powielanie budżetu przy kolejnych realizacjach. Poza tym często impreza imprezie nie jest równa i może okazać się, że nasze, zdawałoby się nam, drobne różnice w oczekiwaniach, będą prowadziły do wcale niemałych zmian w wycenie naszych wyobrażeń. Aby zapobiec zarówno niemiłym niespodziankom, ale także aby w ogóle wyrobić sobie ogląd na budżetowanie imprezy, najlepiej przed przystąpieniem do konkretnego działania, wystąpić o szacunkową wycenę imprezy, z prośbą o zaznaczenie co zaoferowana cena będzie zawierała. Najlepiej w takim wstępnym zapytaniu przedstawić podstawowe założenia jak: planowana data i liczba gości, miejsce wydarzenia, czas trwania uroczystości, założenia czy jest to impreza z alkoholem, z zabawą i djem. Dobrze także jest nakreślić jaki charakter ma mieć impreza – czy luźnej zabawy clubowej, tradycyjnej imprezy zasiadano-tanecznej, czy bardzo prestiżowego rautu. Na tej podstawie caterer będzie mógł przygotować wstępną wycenę. Jeżeli nie jesteśmy zdecydowani jaką formę miałaby przyjąć nasza impreza firmowa, zawsze możemy poprosić o wycenienie osobno różnych opcji. To da nam możliwość nie tylko poznania wstępnych kosztów, ale także będziemy mieli sposobność dopasować różne rozwiązania do swojego budżetu. Inną jest bowiem półka cenowa np. bankietu w formie standing party z delikatnymi przekąskami, a inna bankietu zasiadanego z pełną obsługą kucharsko-kelnerską. Można także poprosić caterera o wycenienie osobno kilku opcji, np. podanie na zastawie szklanej a zastawie jednorazowej, z obsługą kelnerską podczas imprezy i z obsługa wyłącznie do jej nakrycia, wycenę wina do kolacji i wycenę specjalistycznego barmana z pełnym wyposażeniem i szerokim wachlarzem alkoholowych koktajli. To także da nam pogląd, na co tak naprawdę stać firmę, nie tylko w założeniach i wyobrażeniach. I oczywiście z tej perspektywy kierowanie się ceną przy wyborze oferty, jest jak najbardziej uzasadnione. Pamiętać jednak należy, że nawet cena cenie nie jest równa. Z dużą wnikliwością trzeba przestudiować całą ofertę, zawsze prosić o jej uszczegółowienie, aby pieć pewność, że w jej ramach dostaniemy wszystko co zakładamy. Czy aby na pewno zawiera ona: transport, niezbędne stoły i sprzęty, obsługę, obrusy, dekoracje kwiatowe, zastawę, odpowiednią do zaplanowanego czasu ilość jedzenia. Przy nieuważnym zaznajomieniu się z ofertą, może się bowiem okazać, że osobno przyjdzie nam zapłacić za wiele z wyżej wymienionych elementów usługi. A to może diametralnie i dramatycznie wpłynąć na nasz budżet. Stąd nie w każdej ofercie cena usługi będzie tą ostateczną, niestety. Dlatego warto zawsze szerzej przeanalizować otrzymane wyceny.
No i rzecz niezwykle ważna, żeby nie rzec kluczowa. Usługa cateringnowa bardzo trudna jest do sprawdzenia przed jej wykonaniem. Jej jakość, smak potraw, kultura obsługi – są nienamacalne przed „skosztowaniem”. Wszelkie degustacje mogą okazać się niemiarodajne. Co innego jest bowiem przygotować kilka pokazowych potraw, a co innego powtórzyć to podczas imprezy na kilkaset czy kilka tysięcy osób. Dlatego niezmiernie ważnym jest w tej branży, aby bazować na doświadczeniu sprawdzonych firm z wieloletnim stażem. Aby zasięgnąć opinii o konkretnej firmie, można zarówno zasięgnąć opinii osób znajomych, które już może przed nami „przetarły ślady” i z takich usług korzystały, jak również można z powodzeniem poszukać informacji w Internecie. Tutaj z pewnością odnajdziemy oceny byłych klientów firmy cateringowej. Przestudiujmy wnikliwe wszystkie wpisy, może nas na coś wyczulą lub zwrócą uwagę na coś czego do tej pory nie zauważaliśmy.
Bardzo dobrą praktyką jest stałą współpraca z jednym czy dwoma catererami. Mamy wówczas niemal stuprocentową pewność, potwierdzoną z autopsji, że nasze zamierzenia i oczekiwania zostaną w pełni spełnione.
Reasumując – nie sposób jest nie brać ceny pod uwagę przy wyborze cateringu. Można by bowiem w ten sposób przestrzelić wszystkie założenia. Jednak przy właściwym wstępnie poczynionym rekonesansie, dobrze założonym budżecie oszacowanym na podstawie wycen, skrupulatnej analizie opinii firmy cateringowej – możemy uzyskać świetną równowagę jakości do ceny.
Nie dajmy się nigdy ponieść wrażeniu, że wymóg 100% ceny spełni nasze oczekiwania. Catering to nie sukienka, którą przymierzymy przed lustrem i się na nie zdecydujemy lub zwrócimy. Catering to usługa oparta na zaufaniu, oddaniu, kompetencji, jakości i smaku. To wszystko razem musi kosztować 😊!
